Sistem penyimpanan arsip adalah rangkaian prosedur yang digunakan untuk menyimpan seluruh rekaman kegiatan sebuah lembaga, perorangan dan organisasi. Setiap pelaksanaan kegiatan ditulis secara lengkap dan detail. Sehingga, arsip ini bisa dijadikan sebagai sumber informasi akurat dan terpercaya.
Sistem penyimpanan arsip tidak hanya sebatas pada satu bentuk saja, melainkan dibuat ke dalam beberapa macam. Seperti buku, piagam, akta, warkat, surat dan lain sebagainya. Selain itu, format arsip juga sudah banyak dalam bentuk digital, seperti video dan audio.
Jika suatu saat nanti ada kesalahpahaman, maka arsip bisa menjadi rujukan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Inilah alasan mengapa semua organisasi, perusahaan atau perorangan penting sekali membuat arsip.
Ingin mengetahui lebih lanjut tentang arsip? Simak yuk penjelasan selengkapnya di bawah ini.
Tujuan Menerapkan Sistem Penyimpanan Arsip
Tujuan sistem penyimpanan arsip secara umum adalah agar mempercepat dan mempermudah menemukan dokumen ketika ingin digunakan kembali. Dengan pembuatan sistem pengarsipan, maka data-data penting bisa disusun lebih efektif dan efisien.
Selain itu, pengarsipan juga bertujuan untuk menjaga bahan-bahan arsip agar setiap historis perusahaan tertata dengan rapi. Coba bayangkan jika sebuah perusahaan atau lembaga tidak memiliki arsip, pasti kesulitan dalam menentukan rencana ke depan untuk mencapai target.
Sebab, track record perusahaan tidak ditemukan. Langkah-langkah yang sudah terbukti mampu memberikan dampak besar bagi perusahaan lenyap begitu saja. Mau tidak mau, perusahaan harus kembali membuat rencana dari awal.
Tentu hal ini membutuhkan rentang waktu sangat lama. Jadi bisa disimpulkan, apabila sistem kearsipan mampu membantu perusahaan menentukan langkah demi mencapai target-target yang sudah ditentukan.
Pada umumnya, karyawan yang bertugas mencatat arsip masuk ke bagian manajemen. Mereka harus orang-orang ahli dalam membuat manajemen, sehingga arsip memberikan nilai besar bagi perusahaan.
Beberapa Metode Penyimpanan Arsip
Mengingat bagaimana pentingnya informasi yang terkandung di dalam arsip, proses penyusunan kearsipan tentu tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang disesuaikan dengan fungsinya.
Bagi karyawan yang bertugas menyusun arsip, wajib hukumnya memahami terlebih dahulu 5 macam sistem kearsipan berikut:
1. Arsip dinamis
Yang pertama adalah arsip dinamis yang digunakan secara langsung dengan perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan dan kearsipan pada umumnya.
2. Arsip aktif
Ada juga sistem pengarsipan aktif yang diperlukan secara langsung dan terus menerus dalam berbagai administrasi penyelenggaraan.
3. Arsip inaktif
Pembagian jenis arsip selanjutnya adalah arsip Inaktif yaitu arsip dinamis yang frekuensi penggunaan untuk penyelenggara administrasi terjadi penurunan.
4. Arsip statis
Arsip statis adalah tidak dipergunakan secara langsung untuk kegiatan-kegiatan administrasi sehari-hari bagi administrasi negara.
5. Arsip duplikasi
Dan yang terakhir adalah arsip duplikasi, yaitu arsip yang bentuk dan isinya sama dengan arsip yang asli.
Untuk membedakan jenis sistem pengarsipan yang satu dengan yang lainnya bisa anda lakukan dengan menggunakan beberapa cara. Sistem penyimpanan arsip dan contohnya, sudah banyak dijelaskan oleh beberapa pakar. Anda bisa mencari informasi melalui buku ataupun internet.
Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Abjad
Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad adalah salah satu sistem pengarsipan dengan cara mengatur dokumen sesuai dengan nama orang ataupun organisasi. sistem ini biasanya digunakan untuk mengatur arsip atau dokumen pegawai yang bersifat individual.
Setiap dokumen tentang pegawai disimpan dalam satu folder bersama dengan folder lain dan disimpan berdasarkan abjad.
Untuk menyusun folder pegawai tersebut, data file kabinet harus diikuti dengan ketentuan cara-cara mengindeks nama orang. Kemudian sarana penemuan kembali dalam sistem abjad ini adalah dengan menggunakan nama pegawai.
Selain data nama pegawai, ada kalanya setiap dokumen yang diterima dari instansi atau lembaga disimpan berdasarkan nama organisasi atau badan yang mengirimkannya. Untuk menemukan kembali data tersebut, dapat dicari berdasarkan nama badan atau organisasi tersebut.
Keuntungan dari menggunakan sistem ini adalah secara otomatis dokumen yang berasal dari satu nama (pegawai atau badan) akan berkelompok menjadi satu. Kemudian untuk surat masuk dan pertinggal dari surat keluar berada bersebelahan dalam satu map.
Pencarian dokumen juga dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim tanpa perlu menggunakan indeks. Sistem ini juga memiliki susunan guide dan folder yang sederhana dan mudah dikerjakan. Yang pasti, kelebihan utama yang diberikan oleh sistem ini adalah kemudahan untuk mencari data atau dokumen yang dibutuhkan.
Baca Juga:
- Contoh Business Plan Sederhanaa dan Cara Penyusunannya
- Sistem Informasi Eksekutif – Pengertian, Contoh Kasus dan Karakteristiknya
- Sistem Informasi Keuangan (Financial Information System)
Tata Cara Penyimpanan Arsip
1. Mengecek dokumen
Hal pertama yang musti Anda lakukan adalah meneliti terlebih dahulu apakah dokumen atau surat sudah diperbolehkan untuk disimpan. Biasa ditandai dengan release mark atau pelepas surat.
2. Menambahkan kode
Sesudah dokumen di cek, sekarang gilirannya untuk menambahkan kode khusus. Tujuannya adalah memudahkan saat penyimpanan sekaligus menemukan kembali ketika dibutuhkan. Kode setiap dokumen berbeda-beda, sesuai sistem penyimpanan arsip yang digunakan.
3. Menyortir dokumen
Menyortir atau memisahkan setiap dokumen ke bagiannya masing-masing menjadi proses wajib dan tidak boleh dilewatkan. Pada umumnya, terdapat rak khusus untuk menyimpan suatu jenis dokumen.
Setiap dokumen atau surat dipisahkan sesuai masalah, kebutuhan dan tujuan. Menyortir akan membuat ruang arsip semakin tertata dengan rapi.
4. Menyimpan dokumen
Dokumen yang sudah dicek, diberi kode dan disortir, sekarang gilirannya disimpan. Penyimpanan dokumen ini bisa memakai snelhecter, stofmap folio, portapel, brief ordner ataupun folder gantung. Kemudian disimpan ke dalam almari arsip.
Sebenarnya tidak harus lemari, arsip juga bisa disimpan pada rak khusus.
5. Menata arsip
Arsip yang sudah siap disimpan, kemudian ditata sesuai sistem yang digunakan. Ada lima sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan, yaitu:
a. Sistem tanggal (Chronological Filling System)
Ini berarti arsip dikelompokkan berdasarkan waktu pembuatan. Baik itu tahun, bulan atau hari. Semua ditata secara detail dan terorganisir. Memudahkan saat mencari track record di waktu tertentu.
b. Sistem abjad (Alphabetic Filling System)
Sistem selanjutnya adalah mengurutkan arsip sesuai abjad. Dalam hal ini proyek atau kejadian diurutkan sesuai namanya.
c. Sistem wilayah (Geographic Filling System)
Pada umumnya, metode pengarsipan berdasarkan wilayah digunakan untuk proyek pembangunan. Perusahaan memilah-milah arsip sesuai geografis. Baik menurut kabupaten, kecamatan atau provinsi tertentu.
d. Sistem nomor (Numeric Filling System)
Sistem penomoran sebetulnya mirip seperti pengurutan berdasarkan tanggal. Namun perbedaannya, nomor ini ditentukan oleh perusahaan. Sehingga waktu, wilayah dan abjad random.
Biasanya, ada nomor khusus yang menjadi tanda tingkat kepentingan arsip.
e. Sistem pokok masalah (Subject Filling System)
Subject Filling System adalah metode penyimpanan arsip menurut pokok permasalahan. Solusi atas masalah A dikelompokkan di rak 1, sedangkan solusi atas masalah B diletakkan di rak 2 dan begitu seterusnya.
Sistem penyimpanan arsip memang sangat dibutuhkan bagi sebuah organisasi, lembaga maupun perusahaan. Sistem ini akan membuat sistem penyimpanan secara sistematis sehingga mudah untuk ditemukan kembali. Dengan begitu, kemudahan tersebut akan berdampak baik untuk mempermudah pelaksanaan tujuan organisasi atau perusahaan.
