Sistem informasi sumber daya manusia merupakan suatu hal yang penting guna mendukung keefektifan terkait tata kelola karyawan suatu perusahaan. Istilah lain yang biasa digunakan untuk menyebut sistem ini adalah Human Resources Information System (HRIS). Jika Anda bekerja di bidang SDM, cepat atau lambat pasti segera berkenalan dengan HRIS.
Sistem ini merupakan program aplikasi komputer yang berfungsi untuk mengorganisir tatalaksana dan tata kelola manajemen SDM perusahaan.
Sistem informasi sdm dalam perusahan ini berguna untuk untuk mendukung pengambilan keputusan atau Decision Support System melalui penyediaan berbagai informasi yang dibutuhkan. HRIS merupakan sebuah bentuk interseksi antara bidang ilmu manajemen sdm dengan teknologi informasi.
Sistem ini menggunakan MSDM sebagai disiplin yang utama dalam mengaplikasikan bidang teknologi dengan aktivitas manajemen. Mari disimak ulasan dibawah untuk memahaminya lebih dalam lagi.
Sistem Informasi SDM dalam Perusahan
Sistem informasi sdm adalah sebuah sistem yang bertugas mengumpulkan sekaligus memelihara data-data penting terkait sumber daya manusia. Nantinya, data tersebut dijadikan sebagai informasi dasar untuk menentukan keputusan yang akan diambil oleh pihak perusahaan.
Adapun informasi yang dimaksud memuat kriteria-kriteria tertentu tentang kebutuhan pegawai. Seperti data pegawai, perekrutan pegawai, pengelolaan pegawai selama bergabung di perusahaan dan tidak lupa informasi pemberhentian pegawai.
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, sistem informasi sdm terbentuk berkat perpaduan antara teknologi informasi dan ilmu manajemen sumber daya manusia. Ini sekaligus menjelaskan bagaimana kemajuan teknologi memberikan segala kemudahan bagi manusia.
Di dalam perusahaan, SISDM diaplikasikan dengan menggabungkan teknologi dengan aktivitas manajemen seperti perencanaan serta menyusun sistem pemrosesan data. Dalam merangkai langkah-langkah yang terstandarisasi serta terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan atau ERP.
Sistem ERP ini bertujuan untuk mengintegrasikan informasi melalui aplikasi-aplikasi berbeda ke dalam satu sistem basis data yang bersifat universal. Keterkaitan modul kalkulasi finansial serta MSDM melalui satu basis data yang sama adalah hal yang sangat penting dan membedakan dengan bentuk aplikasi yang pernah dibuat sebelumnya.
Kriteria-Kriteria yang Wajib Dipenuhi Dalam Menyiapkan Sistem Informasi SDM
Sebelum mengambil keputusan, manajer di dalam perusahaan harus memperhatikan beberapa karakteristik ideal berikut:
- Tepat waktu (Timely)
- Ringkas (Concise)
- Akurat (Accurate)
- Lengkap (Complete)
- Relevan (Relevant)
Setiap keputusan yang terkait dengan sistem informasi SDM penting sekali memenuhi lima kriteria tersebut. Harapannya adalah bisa menghasilkan keputusan terbaik dan memberi dampak positif bagi perusahaan.
Fungsi Staf Sumber Daya Manusia
Di dalam sebuah perusahaan atau organisasi, departemen SDM bertanggung jawab terhadap semua kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan pegawai. Mulai dari penerimaan, perekrutan, penghentian, pendidikan, administrasi tunjangan, manajemen data dan pelatihan.
Jika dibandingkan faktor produksi yang lain, sumber daya manusia dinilai lebih kompleks dan teramat penting bagi perusahaan. Sebab, manusia mempunyai keinginan, kemauan, emosi dan cita-cita.
Meskipun proses produksi barang mayoritas sudah mengandalkan mesin, namun peran manusia tetap tidak kalah penting dan bisa disingkirkan begitu saja. Karyawan masih menjadi faktor utama penentu kesuksesan suatu perusahaan.
Oleh sebab itu, sumber daya manusia sudah seharusnya dikelola sebaik mungkin. Pada akhirnya, ini juga akan memberi keuntungan besar bagi perusahaan. Untuk menjaga para pegawai, perusahaan sudah membentuk staf SDM.
Departemen SDM ini mengemban tugas atau memiliki beberapa fungsi, seperti:
1. Penerimaan dan Perekrutan (Hiring and Recruting)
Staf SDM membantu perusahaan dalam proses penerimaan pegawai baru. Oleh sebab itu, pihak ini wajib mengikuti setiap praktek kepegawaian yang dikeluarkan pemerintah dan menasehati manajemen supaya menentukan kebijakan paling sesuai.
2. Pelatihan dan Pendidikan
Staf SDM bertanggung jawab terhadap berbagai pelatihan dan pendidikan seorang pegawai perusahaan. Program ini dilakukan guna meningkatkan pengetahuan sekaligus keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen data
SDM berugas menyimpan seluruh database terkait pegawai. Nantinya, data tersebut dikumpulkan dan diproses menjadi sebuah informasi untuk diberikan kepada pihak-pihak yang membutuhkan.
4. Administrasi tunjangan dan penghentian
Bukan hanya bertanggung jawab terhadap pendidikan dan pelatihan selama menjadi pegawai perusahaan, staf SDM juga mengurus pensiunan bagi mantan pegawai.
Baca Juga:
- Pengertian Ekuitas, Komponen dan Manfaatnya
- Contoh Business Plan Sederhana dan Cara Penyusunannya
- Sistem Informasi Keuangan (Financial Information System)
Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem informasi sdm menurut para ahli memiliki dua tujuan utama dalam organisasi atau perusahaan. Pertama, sistem informasi sumber daya manusia memiliki tujuan untuk meningkatkan efisiensi. Maksudnya adalah data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabung menjadi satu.
Dengan begitu, sumber daya manusia lebih efisien serta lebih sedikit pekerjaan tulis menulis serta adanya otomatisasi serta tersedianya informasi yang lebih baik. Adanya sistem ini tentu mempermudah untuk mencapai tujuan yang sudah direncanakan sebelumnya.
Tujuan sistem informasi sdm yang selanjutnya adalah agar lebih strategis serta berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia secara keseluruhan. Dengan adanya data yang mudah diakses, maka akan menjadikan pembuatan perencanaan sumber daya manusia dengan lebih berdasar.
Selain itu pembuatan keputusan manajerial yang didasarkan akan lebih banyak dengan menggunakan informasi dan mengandalkan persepsi institusi manajer.
Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sistem informasi SDM berguna untuk memeriksa secara menyeluruh tentang kapabilitas karyawan. Apakah masih ada lowongan yang tersedia bagi pegawai baru atau tidak. Dengan adanya sistem sdm yang baik, maka catatan waktu karyawan akan dimasukkan ke dalam sistem. Setelah itu, pengurangan yang sesuai dengan karyawan lainnya akan terlihat dari cek gaji yang akhir.
Sebagai result (hasil) dari pengembangan serta menerapkan sistem informasi SDM oleh banyak organisasi. Namun saat ini beberapa penggunaan kajian telah dialihkan oleh bagian akuntansi pada bagian sumber daya manusia karyawan.
Selain itu, terlepas dari beberapa aktivitas paling dasar ini, banyak pihak sumber daya manusia dan lainya yang akan diuntungkan dengan menerapkan penggunaan sistem informasi yang satu ini.
Selanjutnya, perlu anda ketahui pula karakteristik informasi yang perlu dipersiapkan adalah adanya data yang tepat waktu, akurat, ringkas, relevan serta lengkap. Dalam sebuah perusahaan, manajer ;pasti memerlukan informasi yang mempunyai karakteristik-karakteristik tersebut untuk membantu dalam pengambilan keputusan.
Sistem Informasi sumber daya manusia menjadi salah satu hal yang penting bagi setiap perusahaan. Dalam aktivitas manajemen terjadi sistem POAC yaitu planning, organizing, actuating, dan control yang pastinya sangat membutuhkan adanya sistem tersebut.
Dengan data-data ini, kemungkinan kebenaran dalam pengambilan keputusan dan perencanaan lebih besar. Mengingat manajer tidak selalu mengenal karyawan satu-persatu, maka sistem ini sangat membantu untuk mengetahui data karyawan.
Sistem sdm juga sangat membantu terkait perombakan pemegang jabatan. Karyawan mana yang ingin pensiun atau dipromosikan. Pengambilan keputusan ini tentu memuat informasi secara spesifik. Seperti kinerja, ketidakhadiran dan kadar masalah selama menjabat di posisinya.
Karena berhubungan langsung dengan setiap karyawan, sistem SDM akan membantu perusahaan dalam menganalisis kinerja individu. Latihan seperti apa yang dibutuhkan guna mendukung produktifitas bekerja dan siapa saja karyawan yang membutuhkan pelatihan.
Demikianlah pembahasan singkat tentang sistem informasi sdm, semoga bisa bermanfaat untuk Anda semua.
