Prosedur peminjaman arsip adalah serangkaian metode yang dilalui serta dipatuhi ketika ingin melakukan peminjaman arsip. Prosedur ini diberlakukan untuk meminimalisir kemungkinan hilangnya arsip disebabkan oleh aktivitas peminjaman yang tidak disertai dengan administrasi sesuai tata tertib.
Oleh sebab itu, petugas kearsipan akan menyediakan formulir secara khusus untuk mencatat arsip yang dipinjam dengan out slip atau bon pinjaman.
Prosedur peminjaman arsip yang baik dimulai dengan ketertiban para peminjam untuk mematuhi tata tertib peminjaman. Jika tidak, maka berbagai kemungkinan seperti kehilangan atau kerusakan arsip bisa terjadi.
Untuk itu, berbagai pihak yang dilibatkan, baik peminjam dan pengelola arsip wajib mematuhi prosedur peminjaman yang baik dan benar. Mari simak ulasan lengkap berikut ini agar lebih memahami bagaimana langkah-langkah yang benar ketika meminjam arsip.
Semua karyawan wajib mengetahuinya, baik yang bekerja di departemen kearsipan ataupun bukan.
Prosedur Peminjaman Arsip Aktif
Salah satu jenis arsip yang kerap kali dibutuhkan adalah arsip aktif. Sering disebut dengan arsip dinamis aktif. Pengertian arsip aktif adalah arsip yang masih ada di kantor pemerintah baik itu organisasi kemasyarakatan maupun swasta sebab masih dipergunakan secara langsung baik itu untuk pelaksanaan maupun perencanaan.
Untuk meminjam arsip aktif, peminjam harus melalui beberapa prosedur peminjaman arsip yaitu sebagai berikut:
- Kejelasan materi yang diminta pihak pengguna
- Terdapat kecocokan pemberkasan yang digunakan untuk kepentingan pemberkasan jenis arsip
- Ketepatan sistem pemberkasan yang digunakan ketika pemberkasan jenis arsip dan kemantapan sistem indeks (baik secara manual maupun mekanik)
- Ketepatan serta kemantapan sistem klasifikasi
- Tersedianya tenaga yang mempunyai pengetahuan dan keterampilan yang memadai
Pada umumnya, pengguna arsip saat meminta arsip menggunakan berbagai macam sebutan yang disesuaikan dengan yang diminta oleh petugas arsip. Semua itu haruslah cepat sehingga mampu menangkap maksud dari pengguna. Secara cepat pula bisa mengidentifikasi informasi guna menetapkan ide.
Bon pinjaman atau out slip ialah selembar kertas yang isinya keterangan-keterangan yang bisa digunakan sebagai pengganti warkat maupun arsip yang telah dipinjam. Oleh sebab itu, bon pinkam (out slip) harus ditempatkan di tempat warkat maupun arsip yang dikeluarkan.
Tata Cara Meminjam Arsip yang Baik dan Benar
Prosedur peminjaman arsip adalah satu hal yang sangat pening sehingga benar-benar tepat dan aman. Supaya arsip-arsip yang dipinjam oleh pihak lain mudah diketahui, maka jumlah, tempat dan waktu harus dikembalikan. Petugas arsip harus menempuh tahapan sebagai berikut :
- Pertama, mengisi bon pinjaman rangkap 3 dan ditanda tangani oleh pihak peminjam. Selain itu, ada ketentuan yaitu:
- Lembar pertama yang asli dijadikan pengganti arsip yang telah dipinjam dan ditempatkan di dalam folder. Biasanya, disebut dengan out slip. Jika dipinjam sebanyak 1 map, maka map pengganti arsip disebut dengan out folder sama hal nya juga ketika arsip yang dipinjam akan dipinjam oleh pihak lain, maka dalam hal ini harus dibuatkan on call card nya.
- Untuk lembar kedua, akan diberikan pada peminjam.
- Di lembar ketiga, akan dijadikan bukti arsip yang dipinjam oleh arsiparis. Tepat pada unit kearsipan, akan ditempatkan sebuah berkas peringatan yang disusun atas dasar tanggal pengembalian.
- Kedua, petugas harus melakukan pemeriksaan berkas setiap saat. Peringatan terhadap unit kearsipan dilakukan supaya arsip dikembalikan tepat waktu.
- Ketiga, pada waktu pengembalian arsip, yang harus diperiksa ialah apakah arsip masih dalam kondisi baik atau rusak, lewat jatuh tempo atau tidak. Jika rusak, maka harus diperbaiki, jika lewat jatuh tempo, maka peminjam harus diberi teguran.
- Keempat, menerima arsip bersamaan dengan bon pinjaman.
- Kelima, menempatkan kembali arsip di tempat penyimpanan semula dan mencabut out slip dari folder.
- Keenam, bon pinjaman yang diterima si peminjam dan yang dicabut dari folder bisa dirobek. Sedangkan bon pinjaman dari unit kearsipan akan disimpan sebagai bahan pertimbangan guna menilai arsip, baik itu yang pasif atau semi pasif.
Hal-Hal yang Harus Diperhatikan Selama Proses Peminjaman Arsip Berlangsung
Di dalam perusahaan, peminjaman arsip biasa dilakukan oleh sesama rekan kerja di satu departemen, karyawan dari departemen lain dan oleh atasan. Selama proses ini berlangsung, sebaiknya tidak mengabaikan beberapa hal penting berikut:
- Siapa pihak yang memiliki wewenang meminjamkan arsip
- Siapa pihak yang diperbolehkan untuk meminjam arsip
- Jangka waktu pinjaman
- Menentukan bagaimana tata cara meminjam arsip
Dengan begitu, prosedur peminjaman arsip sudah bisa dikatakan benar dan efektif. Hal-hal yang tidak diinginkan bisa semakin dihindari, sehingga minim risiko. Seperti yang diketahui bersama, arsip adalah salah satu file penting bagi perusahaan dalam mengambil keputusan atau melakukan evaluasi.
Oleh sebab itu, arsip tidak boleh rusak apalagi hilang. Selain melakukan penyimpanan yang baik, prosedur peminjaman juga harus jelas dan tegas. Maksudnya, setiap karyawan yang secara sengaja mengabaikan peraturan peminjaman arsip, maka berhak diberi sanksi. Semua demi terciptanya lingkungan kerja yang kondusif.
Kewajiban Setiap Penerima Arsip yang Tidak Boleh Diabaikan
Setelah berhasil mendapatkan arsip yang ingin dipinjam, penerima tentu memiliki beberapa kewajiban. Tanggung jawab utama mereka adalah merawat arsip dan mengembalikannya secara utuh tanpa ada kekurangan apapun, seperti ketika meminjam.
Peminjam harus memastikan arsip senantiasa terawat dengan baik. Terhindar dari berbagai macam kerusakan, apalagi sampai hilang. Tujuan dari mempertahankan kondisi arsip tetap baik adalah melindungi informasi penting yang ada didalamnya.
Jika memang berniat ingin meminjam dalam waktu yang lama, ada baiknya Anda melakukan scan dokumen untuk dicopy dalam bentuk file digital. Itu bisa dijadikan backup ketika arsip fisik mengalami kerusakan.
Karena yang dipentingkan adalah informasinya, sehingga tidak salah apabila melakukan beberapa langkah untuk meminimalisir risiko. Seperti halnya melakukan scan dokumen dan menyimpan dalam format digital.
Selain merawat, penerima arsip juga wajib mematuhi tenggat waktu kapan harus mengembalikan. Pada umumnya, tenggat waktu ini diputuskan ketika Anda meminjam arsip. Soal berapa lama, itu bisa dinegoisasikan dengan pihak kearsipan.
Tips Menyimpan Arsip Dengan Aman dan Tetap Awet
Bagaimana, apakah Anda sudah lebih paham tentang prosedur peminjaman arsip? Jika sudah, sekarang mari kita masuk pembahasan selanjutnya dan tidak kalah penting. Yaitu bagaimana tips menyimpan arsip agar tetap awet.
Pertama, pastikan ruang penyimpanan arsip luas, terang dan bersih. Hindari penggunaan bahan yang mudah terbakar dan dimakan rayap. Kedua, pastikan ruangan berada jauh dari pengaruh banjir.
Ketiga, jangan lupakan kelengkapan peralatan kearsipan. Sebut saja filing cabinet, rak, lemari gambar, roll opack yang bermutu tinggi dan memenuhi standar. Penggunaan lemari dan rak arsip yang terbuat dari bahan besi bisa menjadi pilihan terbaik.
Jika ingin lebih kuat, gunakan bahan baja. Baja dikenal anti kebakaran, kokoh dan tidak mudah diserang karat.
Demikianlah informasi mengenai prosedur peminjaman arsip. Agar tidak menimbulkan masalah, maka prosedur ini haruslah dipatuhi dengan seksama.
