Nilai Guna Arsip: Pengertian Lengkap, dan Jenis-Jenisnya

By | 23 July 2019

Aplikasi Akuntansi Perusahaan Jasa

akuntanmuslim.com/jasa/

Fitur Lengkap | Mudah Digunakan | Laporan Otomatis

 

Aplikasi Akuntansi Perusahaan Dagang

akuntanmuslim.com/dagang/

Siap Pakai | Laporan Otomatis | Bisa Dikustom Sendiri

 

Aplikasi Akuntansi Perusahaan Manufaktur

akuntanmuslim.com/manufaktur/

Fitur Komplit | Bisa Banyak User | 1x Bayar

Sebelum mempelajari tentang nilai guna arsip, hal pertama yang harus dipahami adalah tentang dasar-dasar arsip itu sendiri, kaitannya dalam ilmu akuntansi, baru kemudian nilai gunanya. Meskipun arsip bukan hal yang terdengar asing, namun tidak banyak yang benar-benar memahaminya.

Nilai Guna Arsip Pengertian Lengkap dan Memahami Lebih Dalam

Definisi Arsip Secara Sederhana

Berdasarkan pengertian secara kasar, arsip adalah segala bentuk catatan, baik dokumen maupun buku, yang berisi ingatan akan sebuah aktivitas. Catatan tersebut digolongkan sesuai kategori tertentu, kemudian disimpan dan dipelihara untuk keperluan di masa mendatang. Arsip dapat berisi tentang perseorangan, kelompok, lembaga pemerintahan, maupun perusahaan milik swasta yang berkepentingan.

Deskripsi Arsip Menurut Para Ahli

Para ahli memiliki pandangan yang berbeda dalam menjabarkan pengertian dari arsip. Namun, secara kontekstual, definisi yang diuraikan tersebut masih berada dalam satu jalur. Berikut adalah pengertian arsip yang dikemukakan oleh para ahli :

Drs. Liang Gie

Arsip merupakan sebuah catatan dengan teknik penyimpanan terencana dan terstruktur. Catatan tersebut memiliki sebuah nilai pendayagunaan. Bila sewaktu-waktu diperlukan harus dapat ditemukan dengan mudah.

Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Pengertian dari arsip adalah sebuah dokumen lisan, tertulis, bergambar, hingga berunsur elektronik yang berasal dari waktu lampau untuk disimpan dan dipelihara dengan baik. Arsip biasanya dikeluarkan oleh sebuah lembaga resmi dan digunakan untuk sumber referensi di masa mendatang.

 Ensiklopedi Administrasi

Arsip adalah sebuah dokumentasi lengkap atas penyelenggaraan sebuah kegiatan organisasi kenegaraan maupun badan swasta. Arsip disimpan secara permanen karena memiliki nilai yang penting. Lokasi penyimpanan arsip harus memiliki pengaturan yang tertib dan disebut dengan kantor arsip.

UU No. 7 Tahun 1971

Arsip adalah kumpulan naskah yang dibuat dan diterima oleh perseorangan, badan pemerintahan, dan pihak swasta dalam bentuk apa pun. Tujuan dari pengumpulan arsip tersebut mengacu pada keperluan pelaksanaan pemerintahan dan kebangsaan.

Memahami Tentang Kearsipan

nilai guna arsip brainly

Setelah mengulas tentang arsip, hal yang perlu dipahami selanjutnya sebelum membahas nilai guna arsip adalah kearsipan. Apakah pengertian dari kearsipan? Maksud dari kearsipan adalah segala aktivitas atau pekerjaan yang memiliki kaitan dengan pengurusan arsip sesuai peraturan administrasinya. Aktivitas ini dapat dilakukan oleh pribadi, kelompok, instansi negara, maupun yayasan swasta

Kearsipan memiliki tujuan sebagai berikut :

  1. Sebuah bentuk pertanggungjawaban atas seluruh kegiatan yang dilakukan oleh personal, kelompok, maupun sebuah badan resmi.
  2. Untuk menyortir catatan atau arsip yang tidak lagi berfungsi atau telah kehilangan nilai.

Kegunaan Arsip

Arsip memiliki kegunaan atau fungsi sesuai dengan yang dituangkan dalam Undang Undang No. 7 Tahun 1971 Pasal 2, yaitu :

  • Arsip Dinamis

Arsip dinamis berkaitan secara langsung dalam proses rancangan dan pelaksanaan sebuah badan resmi, baik lembaga pemerintahan maupun swasta milik perseorangan atau kelompok. Arsip dinamis sendiri masih dapat diklasifikasikan sesuai nilai dan artiannya menjadi tiga kategori, yaitu : arsip aktif, arsip semi aktif, dan arsip in-aktif atau semi statis.

nilai guna arsip pdf

  • Arsip Statis

Arsip statis tidak memiliki kaitan langsung dengan operasional maupun manajemen sebuah badan milik pemerintah maupun lembaga swasta. Arsip ini hanya memiliki nilai historis di mana tetap disimpan dengan baik karena menyimpan aktivitas perjalanan sejak titik awal instansi berdiri. Arsip statis merupakan sebuah bentuk pertanggungjawaban lembaga terkait.

Baca Juga:

Nilai Guna Arsip

terangkan nilai guna arsip

Setelah mengetahui pengertian arsip dan kearsipan, maka pembahasan selanjutnya adalah tentang nilai guna arsip. Pengertian secara teknisnya adalah sebuah nilai dari arsip berdasarkan kegunaannya terhadap perseorangan, kelompok, atau organisasi terkait. Nilai guna dari arsip terbagi menjadi dua, yaitu nilai primer dan sekunder. Kedua nilai tersebut nanti masih akan diklasifikasikan lagi.

a. Nilai Guna Primer

Nilai guna primer atau utama terbagi sesuai kategori berikut ini :

  • Nilai Guna Administratif

Arsip dengan nilai guna administratif memiliki komponen isi meliputi diagram struktural lembaga bersangkutan, visi dan misi, dan aturan rinci operasional. Catatan tersebut bermanfaat untuk mengetahui proses perjalanan sebuah organisasi sejak titik awal sebagai bahan pertimbangan untuk pengambilan kebijakan di masa mendatang.

  • Nilai Guna Fiskal

Kategori arsip dengan nilai guna fiskal memiliki kaitan dengan operasional keuangan sebuah lembaga. Cakupannya berupa penggunaan dana untuk keperluan operasional dan aduit, laporan keuangan tahunan, kewajiban pajak yang harus dibayar secara rutin, aktiva dan pasiva organisasi, serta neraca keuangan yang mencakup laporan keseluruhan dari lembaga terkait.

  • Nilai Guna Hukum

Arsip dengan nilai guna hukum bermanfaat untuk mengatasi permasalahan organisasi yang bersangkutan dengan hukum. Arsip yang termasuk dalam kategori nilai guna yang satu ini meliputi kepemilikan dan seluruh transaksi kesepakatan terutama menyangkut surat utang, kontrak yang bersangkutan dengan pihak lain, dan penilaian dampak lingkungan khusus untuk badan usaha.

  • ¬†Nilai Guna Historis

Dokumen arsip dengan nilai guna historis tidak berkaitan langsung dengan operasional saat ini atau rencana masa mendatang sebuah organisasi. Namun, hanya mencakup sejarah perjalanan sebuah lembaga agar dapat terekam dan dikenang dengan baik.

Nilai Guna Sekunder

Maksud dari nilai guna sekunder adalah bentuk pengaruh atau pertanggungjawaban arsip pada lingkungan sosial, di luar kepentingan si pembuat arsip atau pihak internal yang terlibat. Klasifikasinya sebagai berikut :

  • Nilai Guna Kebuktian

Meliputi arsip yang mencatat perjalanan pendirian, pengelolaan, dan pengembangannya yang berpengaruh langsung terhadap masyarakat luas.

  • Nilai Guna Informasional

Arsip dengan nilai guna informasional adalah catatan yang tidak berkaitan langsung dengan lembaga bersangkutan, namun memberi informasi penting di luar organisasi tersebut. Contohnya adalah arsip catatan penjualan novel dari sebuah toko buku.

Dengan kata lain, nilai guna arsip merupakan tolak ukur atau standar pentingnya arsip bersangkutan terhadap individu, kelompok, maupun organisasi sejenis.

Aplikasi Akuntansi Perusahaan Jasa

akuntanmuslim.com/jasa/

Fitur Lengkap | Mudah Digunakan | Laporan Otomatis

 

Aplikasi Akuntansi Perusahaan Dagang

akuntanmuslim.com/dagang/

Siap Pakai | Laporan Otomatis | Bisa Dikustom Sendiri

 

Aplikasi Akuntansi Perusahaan Manufaktur

akuntanmuslim.com/manufaktur/

Fitur Komplit | Bisa Banyak User | 1x Bayar

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *